Office Services Specialist III
At Fluor, we are proud to design and build projects and careers. We are committed to fostering a welcoming and collaborative work environment that encourages big-picture thinking, brings out the best in our employees, and helps us develop innovative solutions that contribute to building a better world together. If this sounds like a culture you would like to work in, you’re invited to apply for this role.
Job Description
Poszukujemy osoby komunikatywnej, zorganizowanej i odpowiedzialnej, która dołączy do zespołu Office Services jako Recepcjonistka / Office Services Specialist. Osoba na tym stanowisku będzie pełnić kluczową rolę w codziennym funkcjonowaniu biura, łącząc obsługę recepcji z zadaniami administracyjnymi, logistycznymi i operacyjnymi.
Zakres obowiązków
Obsługa recepcji:
- Profesjonalna obsługa gości, klientów i dostawców firmy.
- Odbieranie i przekazywanie połączeń telefonicznych.
- Zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą.
- Wspieranie obiegu dokumentów (faktur, pism, umów) pomiędzy działami.
Obsługa przesyłek:
- Nadawanie przesyłek kurierskich i listów poleconych.
- Odbieranie paczek i listów z placówek pocztowych.
- Prowadzenie rejestru przesyłek oraz kontakt z firmami kurierskimi.
Zarządzanie kontrolą dostępu:
- Obsługa systemu kontroli dostępu.
- Wydawanie i ewidencjonowanie kart dostępowych.
- Współpraca z działem IT i administracją w zakresie uprawnień i zgłoszeń.
Zarządzanie parkingiem:
- Koordynacja przydziału miejsc parkingowych zgodnie z regulaminem.
- Zarządzanie miejscami i weryfikacja codziennego funkcjonowania.
- Kontakt z użytkownikami parkingu.
- Współpraca z kierownikami departamentów w zakresie aktualizacji list użytkowników.
- Obsługa pilotów do bram wjazdowych, prowadzenie ewidencji i zgłoszeń zagubień.
Logistyka floty samochodowej:
- Wsparcie w zarządzaniu flotą pojazdów służbowych.
- Koordynacja rezerwacji, odbiorów i zwrotów pojazdów.
- Współpraca z firmami leasingowymi i serwisami.
Wsparcie administracyjne:
- Pomoc w organizacji spotkań, zamówieniach biurowych i działaniach operacyjnych.
- Współpraca z zespołem Office Services i innymi działami firmy.
Wymagania
Basic Job Requirements
- Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (min. B1).
- Doświadczenie w pracy na recepcji lub w obszarze administracyjnym.
- Umiejętność pracy pod presją czasu i w dynamicznym środowisku.
- Dobra organizacja pracy, samodzielność i dokładność.
- Wysoka kultura osobista, komunikatywność i pozytywne nastawienie.
- Znajomość pakietu MS Office (Outlook, Excel, Word).
- Mile widziane doświadczenie w pracy z systemami kontroli dostępu i zarządzania flotą.
Other Job Requirements
Preferred Qualifications
To be Considered Candidates: Must be authorized to work in the country where the position is located.
We are an equal opportunity employer. All qualified individuals will receive consideration for employment without regard to race, color, age, sex, sexual orientation, gender identity, religion, national origin, disability, veteran status, genetic information, or any other criteria protected by governing law.